Herramientas para adoptar el teletrabajo en tiempo récord

Los cambios son sin duda uno de los mayores generadores de estrés psicológico y laboral, desde un nuevo trabajo hasta un nuevo compañero, nuevos objetivos, cambios en los modelos y estructuras; o hasta cuando una pandemia nos envía a todos a la casa sin ninguna preparación.

¿A quién no se le hace un nudo en la espalda con solo pensar en el jefe viéndolo y diciéndole que la forma en que se trabaja tiene que cambiar y no es opcional?

En el caso del teletrabajo, usualmente existe un pico de felicidad inicial en donde se piensa “Ya no voy a tener que quedarme pegado en el tráfico, no voy a tener que levantarme temprano y puedo comer comida casera y fresca”, que desaparece en poco tiempo cuando uno choca con la realidad del día a día en donde Whatsapp suena incesantemente, donde se pierden las horas de inicio y final de la jornada laboral y en donde el orden y la disciplina son esenciales para lograr mantener la productividad.

Sin embargo, todos esos problemas pueden convertirse en una oportunidad de generar valor para las empresas mientras se equilibra el trabajo y la vida, y que con las herramientas adecuadas puede facilitar la transición e inclusive aumentar la productividad y el valor de tanto el empleado como la empresa.

El teletrabajo por sí solo no es un cambio doloroso, lo que lo convierte en estrés es no contar con la estructura y herramientas necesarias para lograr efectuarlo adecuadamente.

Herramientas necesarias para disfrutar del teletrabajo.

Existen tres herramientas esenciales para lograr teletrabajar adecuadamente: Internet, hardware (computador) y software.

Los primeros dos se explican por sí solos, una conexión lenta a internet o un computador que no cuente con el mínimo necesario para las labores que requiere la persona no solo va a retrasar el trabajo sino les va a generar estrés en gran medida (sino que le pregunten a la persona que realizó un ajuste y tiene que subir una presentación para la reunión de dentro de 5 minutos y la computadora muestra “faltan 2 horas”).

Existen tres herramientas necesarias para cualquier empresa a nivel de teletrabajo:

1-Comunicación. 

Herramientas como Slack (gratuita con historial limitado), Microsoft Teams (paga bajo suscripción), Skype (gratuita) y Whatsapp permiten tener comunicación inmediata entre todas las personas de la organización.

Otras herramientas como Zoom, Hangouts y Skype permiten también tener llamadas grupales, con video o sin él para resolver problemas que requieran de la interacción de varias personas.

Estas herramientas ayudan a reducir las reuniones y correos innecesarios.

2-Gestión de tareas y objetivos

Uno de los principales miedos de los jefes (y problemas de cualquier trabajador) es cómo gestionar su tiempo y entender en qué está trabajando cada persona.

Toggl es una excelente herramienta, gratuita para tanto controlar el tiempo como con Toggl Plan gestionar las prioridades de un equipo de trabajo para así organizar el trabajo por objetivos y aprovechar el tiempo de la mejor manera posible.

Otras herramientas como Trello, Asana o Basecamp permiten gestionar trabajos por objetivos, se colocan las tareas, deadlines y funciona como una pizarra en donde cada quien tiene asignadas tareas.

3-Gestión de archivos y colaboración

La G-Suite de Google permite colaborar en tiempo real en documentos escritos, presentaciones o tablas de Excel para que todos los involucrados puedan generar cambios sin esperar a otras personas.

Existen programas similares para gran parte de las tareas, por ejemplo Adoble Creative Cloud permite editar video de manera colaborativa, aquí hay una lista de Wikipedia con algunas de las alternativas.

Lo importante es detectar en el equipo cuáles son los principales problemas o zonas de dolor para así poder encontrar herramientas que ayuden a solventar o automatizar estas tareas o procesos.